Agency Supervisor

Doel van de functie

Als supervisor agentuur ondersteun je de Agency Manager en zorg je mee voor een een optimale organisatie van de afdeling scheepsagentuur en behartig je de digitalisering projecten binnen het team.

Taakomschrijving

Digitalisatie

• Analyse van de dagelijkse, operationele agency activiteiten (schip & cargo follow up), vertaling naar en uitrol van het nieuw ERP software pakket in samenspraak met IT met als doelstelling de dienstverlenging verder te optimaliseren en digitaliseren.
• Implementatie van het PN-TS douane project voor agentuur klanten en nauwe samenwerking met de douane dienst.

Dagelijkse werking agency team

• Samen met het volledige agency team zorgen voor een optimaal verloop van de dagelijkse activiteiten van de agentuur.
• Opmaken van pro forma D/A’s op vraag van klanten
• Opvolgen van nieuwe projecten en aanvragen voor alle Vlaamse havens.
• Deelname aan wekelijkse, operationele teams calls met klanten
• Opvolging van cargo (import/export/TS), documentatie (douane/manifesten/BL/…) en opmaak estimaties van minstens één klant/rederij
• Opbouwen en onderhouden van goede contacten met haven- en andere autoriteiten.

Back-up

• Sporadisch fungereren als back-up op ad hoc basis voor dienst van waterklerken of cargo agency departement tijdens vakantie of ziekte periode.

Competenties

Technische competenties

• Perfecte kennis Office pakket
• Talen: N/F/E/D
• Kennis digitalisering

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht handelen
• Communicatief handelen
• Problemen oplossen
• Analytisch denken

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

Agency Manager

Relevante contacten

Intern: Boekhouding, expeditie, stouwerij, commercieel departement.
Extern: rederijen, havenautoriteiten, loodswezen, douane.

Verantwoordelijkheden

Zorgen voor een vlotte en correcte dienstverlening naar de klanten van de scheepsagentuur dienst en het succesvol uitrollen van digitalisering projecten.