Bediende Receptie

Doel van de functie

Onze Bediende Receptie is het eerste contact in ons bedrijf. Deze collega is het gezicht van de firma, die bezoekers vriendelijk ontvangt. Wie via de telefoon ICO bereikt wordt efficiënt in de juiste taal te woord gestaan en vlot doorverwezen. Je neemt vlot een aantal administratieve taken op , je helpt bij events en groepsbezoeken.

Taakomschrijving

Onthaal bezoekers

• Opvang en registratie bezoekers.
• Voorzien persoonlijke beschermingsmiddelen.

Telefonie

• Beantwoorden van telefoons in de gewenste taal.
• Doorverbinden inkomende telefoonoproepen volgens de interne afspraken.

Diverse administratieve taken

• Verdelen inkomende post.
• Behandelen uitgaande post.
• Behandelen mails infobox.
• Ontvangen lease-wagens.
• Sleutelbeheer.
• Administratie ifv HR.
• Bestellen van lunch/broodjes.
• Bestellen drukwerk.
• Opvolgen en hernieuwen van abonnementen.

Back-up taken

• Back-up reisaanvragen.
• Back-up intranet.
• Back-up administratie personeelsvereniging.

Ondersteuning interne communicatie

• Versturen interne info via mail.
• Helpen bij events en groepsbezoeken.

Competenties

Technische competenties

• PC : goede kennis MS office
• Talen : N/E/F/D
• Rijbewijs B

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht.
• Communicatief.
• Enthousiast.
• Vriendelijk.

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

HR Manager

Verantwoordelijkheden

Je speelt een sleutelrol in het creëren van een professionele en gastvrije omgeving, terwijl je tegelijkertijd administratieve en organisatorische taken uitvoert die bijdragen aan een soepel verloop van de dagelijkse bedrijfsvoering.