Operations Officer

Doel van de functie

Als Operations Officer synchroniseer je in ’t algemeen de operaties op de verschillende terminals en de (scheeps-, trein-, terminal-) operaties in het bijzonder (planning). Je volgt deze op tijdens de uitvoering, met aandacht voor zowel de veiligheid- als de kwaliteitsstandaarden, en rapporteert ze achteraf. Je zoekt mee naar oplossingen om de organisatorische efficiëntie te verbeteren.

Als Operation Officer voer je, binnen de grenzen van je bevoegdheid, mee het beleid van de werkgever op het vlak van preventie van risico’s (veiligheid, kwaliteit, operaties) op het werk. In dit kader heb je als taak voorstellen te doen voor preventiemaatregelen aan de werkgever, incidenten te onderzoeken en maatregelen voor te stellen en te nemen om incidenten in de toekomst te vermijden. Je zorgt voor een goede informatiedoorstroming in beide richtingen om zo het preventiebeleid mee vorm te geven.

Taakomschrijving

Veiligheid en productkwaliteit

• Tijdens de voorbereiding van uw taak zult u proactief denken en handelen om een foutloze operatie uit te rollen in overleg met de eerste hiërarchische lijn (FM/CB) met de nadruk op de veiligheid tijdens de laad/losoperaties.
• In overleg met de eerste hiërarchische lijn (FM/CB) zult u waken over de permanente opvolging van de veiligheids- en kwaliteitsinstructies op het schip.
• De hiërarchische lijn, ondermeer de Foreman al dan niet een Ceelbaas, staan aan het hoofd van een/meerdere ploegen en zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van deze mensen tijdens de uitvoering van hun taak zoals vermeld in de CODEX en hun beroepsprofielen.
• Vaststellen van ongevallen en schadegevallen. Opmaken van de bijhorende ongevallen- of schaderapporten binnen bepaalde timeframe . Vooral administratief opvolgen van het aantal ongevallen/incidenten .
• Optreden als ambassadeur en coach om een efficiënte samenwerking te garanderen .

Organisatie

• Duidelijke communicatie (doorstroming) van alle relevante informatie naar de Foreman, collega’s OO, hiërarchische lijn en mogelijke derde partijen (scheepsleiding, Agenten, Surveyor, etc.). De coördinatie van/tussen de talrijke factoren en verschillende actoren is cruciaal voor de goede monitoring van de operaties.
• In overleg met de eerste hiërarchische lijn (FM/CB), de dagelijkse operationele problemen correct inschatten en behandelen. Voortdurend inspelen op veranderende omstandigheden en opvolgen van de operaties tijdens 1 shift. Meedenken over de verbetering van de operaties en formuleren van opmerkingen en voorstellen tot verbetering.

Managen van medewerkers

• Foreman en Overlooker assisteren met nodige info (gebruik take 5, volgen van SOP, stuwage en cargo informatie, enz.).
• In samenspraak met hen de dispatch inlichten in geval van afwijkingen.

Rapportering

• Opmaken van correct en compleet rendements- en kwaliteitsrapport (Operation report) op basis van informatie van de medewerker planning, assistent terminal manager en de eigen controle op het schip .
• Signaleren van zware en/of structurele problemen aan assistent terminal manager en Terminal manager.
• Rapporteren van afwijkingen (f.e. opstarter en shifting) via TOS (scheepsdossier invullen).

Administratie

• Voorbereiden scheepsoperaties: take 5, planning op basis van stuwplan/kaai gegevens en klant (planner/CO), shifting, yardplan, rijwegen, allerlei.
• Goeie communicatie met de agentuur/planner/bemanning voor/tijdens scheepsoperaties .

Competenties

Technische competenties

• Talen : N/E, noties F
• PC : kennis Officepakketten met nadruk op Excel kennis
• Ruimtelijk inzicht, cijfermatig inzicht
• Nautische kennis/ervaring

Functiespecifieke competenties

• Communicatief handelen
• Taakgericht leidinggeven
• Plannen en organiseren
• Probleemoplossend
• Besluitvaardigheid
• Stressbestendigheid
• Kwaliteitsgericht en klantgericht handelen
• Samenwerken
• Flexibel
• Conflicthantering
• Aanpassingsvermogen

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan

Senior Operations Officer, Terminal management

Geeft sturing aan

Onrechtstreeks, via havenkader / hiërarchische lijn aan de havenarbeiders en de bemanning van het schip.

Relevante contacten

• Intern : dispatch, technische dienst, QSSE
• Extern : rederijen, agenturen

Verantwoordelijkheden

• Veiligheid: strikte navolging op de werkvloer van de corrigerende maatregelen tov arbeidsongevallen en ingrijpen wanneer nodig. Correcte rapportage van alle ongevallen (Dare). Naast de navolging (spot checks op het terrein) van de corrigerende maatregelen, nemen van de preventieve maatregelen en verdeling van alle noodzakelijke informatie naar de verschillende stakeholders (OO, operationele bediende, FM en arbeiders).
• Product kwaliteit : controle op de werkvloer zodat de kwaliteitsinstructies van de klanten nageleefd worden. Take-5, SOP en andere kwaliteitsnormen op een verstandbaar manier samen met de FM verdelen zodat de ploegen vooraf ingelicht zijn. Ondersteuning van CQO tijdig inroepen. Alle ‘near miss’ en ‘schadegevallen’ correct in DARE invullen. Alle schadegevallen grondig analyseren en telkens met de hele team bespreken zodat de genomen maatregelen verder uitgevoerd worden. Opvolging (spot checks) op het terrein zodat voortvloeiende feedback kan leiden tot het nemen van preventieve acties.
• Productiviteit: verantwoordelijk voor de opvolging van de operaties op één bepaald schip/shift (KPI’s). Verantwoordelijk voor de opvolging/nasturing van de operaties (spoor/schepen/pleinplanning) op één terminal (bestelling/planning versus gehaalde rendementen). Kortom zorgt voor de efficiënte uitvoering van kwalitatieve en veilige operaties met minimale middelen en een zo hoog mogelijke productiviteit.
• Financiële cijfers: ad hoc feedback bij slechte resultaten wegens het niet behalen van de vooropgestelde productie of bijsturing voor één bepaalde operatie. Analyses/beschikbare cijfers met DM/TM op regelmatige basis bespreken.
• Coaching van medewerkers: borging van de goede samenwerking tussen arbeiders, hiërarchische lijn op de werkvloer. Zorgt voor goede informatiedoorstroming in beide richtingen. Formeel en informeel coachen van de operationele kaderleden (CEWEZ) en medewerkers. Een flinke portie collegialiteit, flexibiliteit, teamspirit en stressbestendigheid horen bij uw basis competenties.